8 Tipps für die Planungsphasen eines Projekts

Das Wirtschaftsleben wie auch der private Alltag ist nichts anderes als die Summe zahlreicher Ereignisse. Manches begleitet Sie Ihres ganzes Leben, anderes Ihr Berufsleben, wieder andere sind zeitlich begrenzt und besitzen eine Zielgebung. Solche zeitlich begrenzten Vorhaben bezeichnen wir als Projekte. Schon Julius Cäsar sagte "Teile und herrsche".

Ein für jeden einfach zu definierendes Projekt wäre beispielsweise der Hausbau, doch Projekte gibt es in allen Situationen. So ist auch das Einrichten einer Internetseite ein Projekt. Wichtig ist dabei, dass Sie diese Vorhaben tatsächlich als Projekt verstehen und so angehen, dann steht dem Erfolg nichts mehr im Wege. Für viele Projektarten stehen Ihnen dabei unterschiedliche Hilfsmittel zur Verfügung.

Tipp 1: Das Projekt in Phasen einteilen

Grundsätzlich wird jedes Projekt in Phasen zerlegt. Diese Phasen können ihrerseits ebenfalls in Unterphasen gegliedert werden. Die Anwendungsmöglichkeiten sind sehr vielfältig. Der Start in die Selbstständigkeit wird ebenso von einem Projektcharakter geprägt wie das Erstellen einer Webseite, einer Software oder das Bauen eines Hauses. Die Unterteilung erfolgt dabei stets in dieselben Basis-Projektphasen. Diese sind Definition, Planung, Umsetzung, Abschluss.



Tipp 2: Das Projekt klar definieren

Die Definitionsphase lässt sich als der Zeitraum festlegen, in dem eine Idee oder ein Wunsch heranreift. In Bezug auf das Web-Projekt ist das vielleicht der Wunsch eines Online-Shops, nach der Gründung einer Familie steht im privaten Umfeld der Wunsch nach einem Eigenheim. Nun muss das Projekt klar umrissen werden. Dazu gehört die Definition.


• Situationsbewertung - wie sieht die aktuelle Situation aus?
• Zielvorgabe - was wollen Sie erreichen?
• Konzepte erarbeiten - welche Lösungen gibt es?
• Auswertung - welches Konzept hat welchen Nutzen?
• Entscheidung - welches Konzept kann am besten durchgeführt werden?
• Projektstart - die gefundene Lösung wird umgesetzt

Nun kann mit der Projektumsetzung begonnen werden.

Tipp 3: Eine gute Planung umfasst die zeitliche Abfolge

Nun geht es in die Planung. Bestimmte Arbeitsschritte werden erarbeitet und in eine zeitliche Relation gesetzt. Zunächst erfolgt eine grobe Planung, dann eine verfeinerte. Außerdem werden Verantwortungsbereiche festgelegt und Risikoanalysen durchgeführt. Weiterhin werden Verbindungen oder Schnittstellen im Team konkretisiert und definiert.

Tipp 4: Einen Projektmanager bestimmen

Beispiel 1: Beim Hausbau wird der Projektmanager durch die Leitung festgelegt. Das sollte ein erfahrener Bauleiter oder Architekt sein, denn dieser bildet die Schnittstelle zu Lieferanten und beschäftigten Handwerksbetrieben. Unterteilungen können nach Hausplanung, Rohbaufertigstellung, Innenausbau und Schlüsselübergabe festgelegt werden.



Beispiel 2: Beim Internetprojekt wird ebenfalls der Projektmanager durch die Leitung festgelegt. Meist ist das eine Online Marketing-Agentur, die wiederum bestimmte Teilabschnitte outsourced. Eine Unterteilung kann in die Bereich der Webseitengestaltung, Marketing-Maßnahmen und Kampagnen erfolgen, oder aber auch nur das reine Programmieren und Teilbereiche der Webseite umfassen (Shop-Planung, Gestaltung, Befüllen mit Inhalten bzw. Produkten).

Tipp 5: Die Realisierung laufend überprüfen



Die Realisierungsphase ist eine besonders wichtige Phase, die durch Kontrolle und Überprüfung bestimmt wird. Dazu werden die einzelnen, zuvor definierten Abschnitte als Meilensteine gesetzt. Zum Abschluss eines jeden Meilensteins muss es durch den Manager an den Leiter oder Auftraggeber zu einer umfassenden Erörterung des Projektstandes kommen. Außerdem müssen Abweichungen gezielt gesteuert und in die neue Planung eingebettet werden.



Tipp 6: Das Projekt abschließen

Nun wird das Projekt durch den Auftraggeber überprüft und gegebenenfalls aufgelöst oder Nachbesserungen gefordert. Wurden diese Faktoren zuvor klar definiert und die Verantwortung eindeutig übertragen, ist das völlig unproblematisch. Nach erfolgreicher Vollendung wird nun das Projektteam aufgelöst.



Tipp 7: Eine Risikoanalyse durchführen

Je konkreter die Planungsphase ist, desto größer sind die Chancen, dass es in der Realisierungsphase keine groben Abweichungen gibt. Das gilt gleichermaßen für die zuvor durchgeführte Risikoanalyse. Unabhängig davon, wie Ihr Projekt aussieht, haben Sie in der Definitions- und Planungsphase immer die Möglichkeit, Ihren Eigenanteil an Arbeitsleistung einzubringen. Doch auch hier sollten Sie sich sicher sein, dass Sie selbst ebenfalls im zeitlichen Rahmen bleiben können und sich nicht überschätzen. Andernfalls addieren sich die Planungsänderungen in der Realisierungsphase und damit die Kosten.

Tipp 8: Ein gutes Team zusammenstellen



Projekt-Management ist eine anspruchsvolle, komplexe Tätigkeit. Insbesondere in Bereichen, die Sie nicht kennen, sollten Sie sich immer einen Projekt-Manager an die Seite holen. Auch wenn der Ihnen als großer Kostenfaktor erscheinen mag - Studien an gescheiterten Projekten haben gezeigt, dass einer der hauptsächlichen Gründe für das Misslingen von Projekten mangelndes und unzureichendes Projektmanagement ausmacht.

Beim Hausbau sind es Architekten und Bauträger, die über viele Kontakte in der Branche verfügen und zuverlässige Handwerksbetriebe und Lieferanten kennen, beim Internet-Projekt kann das eine Intermet-Agentur oder eben ein Projekt-Manager sein, der alles für Sie koordiniert, wenn Sie sich mit der Thematik nicht auskennen. Sind Sie mit der Komplexität und den Attributen eines Projekts vertraut, können Sie es natürlich selbst führen. Als Hilfsmittel unabdingbar sind Projektpläne, aber auch Leitfäden zu bestimmten Plänen sind sinnvoll. Teilweise gibt es sie auch als Software-Anwendung.