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Artikel vom 01.11.2014

Ordnersysteme: 4 Tipps für einen effektiven Workflow

Ordnung muss sein das gilt auch im Büro. Gerade Sie als Unternehmen wissen, wie wichtig eine geregelte und übersichtliche Registratur ist. Foto: djd/Dymo Labelmanager PnP
Ordnung muss sein das gilt auch im Büro. Gerade Sie als Unternehmen wissen, wie wichtig eine geregelte und übersichtliche Registratur ist. Foto: djd/Dymo Labelmanager PnP

Ordnung muss sein das gilt auch im Büro. Gerade Sie als Unternehmen wissen, wie wichtig eine geregelte und übersichtliche Registratur ist. Jedoch gibt es so viele Formen der Registratur, dass die Auswahl, welche die passende ist, schwerfällt.

1. Tipp: Verbesserter Workflow dank der Ablage


Ärgern Sie sich auch immer wieder über die Ablage. Mühselig lassen sich die einzelnen Schreiben bearbeiten und oftmals gelangen Sie sogar zu dem falschen Sachbearbeiter. So können Sie mit dem Registerserien zur alphabetischen Ablage schon für den ersten Schritt sorgen. Wissen Sie schon jetzt das die Schriftstücke von mehreren Angestellten bearbeitet werden müssen und wollen bei der Weitergabe der Unterlagen für den notwendigen Datenschutz sorgen, dann ist die Ablage- und Transportbox das, was Sie benötigen.

2. Tipp: Numerische Archivierung nutzen

Haben die Schriftstücke ausgedient, müssen aber trotz dessen weiterhin aufbewahrt werden? Dafür Eigenen sich am besten Registerserien zur numerischen oder alphabetischen Ablage. Mit der Einführung dieser Ordnungssysteme werden auch Ihre Mitarbeiter wieder Spaß an der Ablage finden. 



3. Tipp: Ordnungssysteme dem Büro anpassen



Um für eine wirkliche gute Ablage zu sorgen, reichen aber nicht nur die Ordnungssysteme zur Registratur oder Weitergabe aus. Schließlich sollen die Schreiben von Beginn an den richtigen Platz finden. Sorgen Sie dafür dass jede Abteilung beziehungsweise jeder Arbeitsplatz mit einem individuellen Briefkorb-Ablagesystem ausgestattet ist. So bleibt nicht nur der Arbeitsplatz übersichtlich auch die Arbeit wird somit erleichtert. Kommen alle Schriftstücke zuerst in der Postabteilung oder im Sekretariat an, bietet sich ein Briefkorbstapelmodul an. Die Sachbearbeiter können so zu jeder Zeit sich so die Post abholen und Ausgangspost übersichtlicher ablegen.

4. Tipp: Hängemappen sinnvoll einsetzen

Für Schriftstücke, die immer wieder benötigt werden, ist es ratsam die Hängemappenbox als Ablageform, einzuführen. Die passenden Ordner hierfür können Sie in den unterschiedlichsten Formen erwerben. Entweder als Hängende-, Pendel- oder Einstellmappen.

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