In der E-Mail-Flut nicht untergehen

Umfrage: Elektronische Nachrichten stressen und verderben den guten Ton

(rgz). Es sind zu viele, und sie sind oft schlecht formuliert: Die Bundesbürger leiden zunehmend unter der alltäglichen E-Mail-Flut. Die meisten wissen allerdings nicht, wie sie das Ganze in den Griff bekommen sollen.

180 Mails pro Tag

Jeder Angestellte in Deutschland sendet oder empfängt nach Schätzungen von Experten durchschnittlich etwa 180 E-Mails pro Tag. Aus diesem "Dauerbombardement" die wichtigen Nachrichten herauszufiltern, fällt immer mehr Beschäftigten schwer. Bei einer Umfrage der Techniker Krankenkasse (TK) gab jeder Dritte an, durch die tägliche Mail-Flut gestresst zu sein. Der vermeintliche Segen der E-Post hat sich dann oft in einen Fluch verwandelt, ein Großteil der Arbeitszeit geht inzwischen damit verloren, unnütze Mails zu lesen und zu bearbeiten.

Höflichkeit ist auch im Netz eine Tugend

Weil eine Mail so einfach und schnell zu schreiben ist, gehen aber auch viele allzu locker formulierte Mitteilungen auf die Reise. Das ergab eine aktuelle TNS-Emnid-Umfrage im Auftrag der Ergo Direkt Versicherungen. Für 68 Prozent der Befragten geht durch das vermehrte Schreiben von Mails das Gefühl für die korrekte Rechtschreibung verloren, für 64 Prozent leidet der angewendete Wortschatz unter der Fülle der elektronischen Post. 62 Prozent vermissen in E-Mails durchdachte Formulierungen - und für immerhin 56 Prozent mangelt es im Web schlicht und einfach an der notwendigen Höflichkeit.

Checkliste für den richtigen Umgang mit Mails

- Im Mailprogramm sollte man sich für eingehende Nachrichten mehrere Ordner anlegen. Sie unterscheiden zwischen Nachrichten, die dringend bearbeitet und gelesen werden müssen und Nachrichten, für die man sich Zeit lassen kann.

- Keine gedankenlosen Mails verschicken. Vor dem Versenden sollte man sich fragen, ob die Nachricht so wichtig ist, dass man dafür einen längeren Weg im Büro zurücklegen würde.

- Beim Verfassen einer Mail gelten gewisse Regeln. Form und Formulierungen müssen sich grundsätzlich nach dem Adressaten richten. Geht die Mail an einen alten Kumpel, darf die Wortwahl leger sein, in einer geschäftlichen Mail dagegen nicht. Sofern es sich nicht um eine kurze Antwort auf eine zuvor gestellte Frage handelt, sollte das Schreiben immer eine Anrede enthalten.

- Um die Lesbarkeit der Nachricht zu gewährleisten, verlangen Benimmexperten auch beim Mailwechsel mit Bekannten eine korrekte Rechtschreibung und Zeichensetzung. Das schließt die Anwendung der Richtlinien zur Groß- und Kleinschreibung ein.

- Smileys sind im privaten Kontakt erlaubt, sollten aber auch hier nicht inflationär eingesetzt werden. Das Auge bleibt an ihnen hängen, der Lesefluss wird unterbrochen. Dasselbe gilt für Abkürzungen, die ohnehin nur eingefügt werden können, wenn sicher ist, dass der Empfänger der Mail sie versteht. In Geschäftsmails haben Smileys und Kürzel wie "MfG" dagegen nichts verloren. Sie wirken schlichtweg unprofessionell und sind unangebracht.

- Da im Berufsleben Zeit Geld bedeutet, geht es bei geschäftlichen Korrespondenzen vor allem darum, den Inhalt möglichst eindeutig zu formulieren und auf den Punkt zu bringen. Das fängt bei der Betreffzeile an: Hier sollte auf einen Blick klar sein, worum es geht.

- Wer eine E-Mail schreibt, sollte immer daran denken, dass seine momentane Stimmung nicht gleich der des Empfängers sein wird. Der eine formuliert adrenalinreich am Vormittag, der andere liest es müde kurz vor Feierabend. E-Mail-Schreiber sollten immer davon ausgehen, dass der Leser wenig Zeit hat - Mitteilungen sollten daher kurz und prägnant sein.

- Für den Empfänger einer Mail gibt es im Übrigen auch ungeschriebene Netiquette-Gesetze: Von ihm wird erwartet, dass er innerhalb eines Werktags, spätestens aber innerhalb von 72 Stunden auf eine Nachricht antwortet.

Weitere Informationen: www.ergodirekt.de